xử lý hóa đơn điện tử có sai sót  theo Nghị định 123 và Thông tư 78

Căn cứ vào Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định các trường hợp sai sót hóa đơn điện tử như sau:

1.TH1: Người bán tự phát hiện, hóa đơn đã được CQT cấp mã, chưa gửi cho người mua.

Trường hợp này người bán hủy hóa đơn đã lập và xuất hóa đơn mới thay thế. Cụ thể:

-Bước 1:  Người bán thực hiện lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA (ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, gọi tắt là 04/SS-hóa đơn điện tử) gửi đến cơ quan thuế thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. sau đó cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn đã cấp mã trên hệ thống

-Bước 2: Người bán lập HĐĐT mới gửi cơ quan thuế xin cấp mã mới.

-Bước 3: Người bán gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.

2.TH2: Người bán tự phát hiện, đã gửi cho người mua,hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế.

Trong trường hợp này người bán xác định nội dung sai sót của hóa đơn và được chia thành 2 trường hợp cụ thể như sau:

a) Trường hợp 2.1: Hóa đơn có sai sót thông tin không quan trọng: Tên, địa chỉ người mua nhưng đúng MST và các nội dung khác không sai sót.

Trường hợp này người bán Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và Cơ quan thuế. Không phải lập lại hóa đơn.

– Bước 1. Thông báo cho người mua về việc hoá đơn có sai sót

– Bước 2. Người bán thông báo với cơ quan thuế về HĐĐT có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế).

– Bước 3: Không phải lập lại HĐĐT.

– Bước 4: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho CQT về sai sót.

b) Trường hợp 2.2: Hóa đơn có sai sót thông tin quan trọng: MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán có thể thực hiện một trong hai cách là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Nngười bán lập biên bản điều chỉnh. Và xuất hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót.

– Bước 1: Người bán, người mua lập Biên bản ghi rõ nội dung sai sót.

– Bước 2: Thông báo HĐĐT sai sót cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.

– Bước 3. Lập lại Hóa đơn mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Trên HĐ phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hoặc “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

=>Gửi lại cho CQT cấp mã mới

– Bước 4: Người bán phải gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.

3.TH3:Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử sai sót

– Bước 1: CQT thông báo cho người BÁN theo mẫu số 01/TB-RSĐT.

– Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.

– Bước 3: Thực hiện xử lý hóa đơn điện tử theo các trường hợp 1,2,4.

Lưu ý:

– Trên mẫu Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát CQT gửi người bán có ghi thời hạn để đơn vị thông báo lại kết quả rà soát cho Cơ quan thuế. Nếu hết thời hạn mà người bán không thông báo lại với Cơ quan thuế, Cơ quan thuế sẽ tiếp tục gửi thông báo yêu cầu rà soát lần 2.

– Nếu sau 2 lần thông báo nhưng bên bán vẫn không gửi kết quả phản hồi. Cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị.

4.TH4: Điều chỉnh hóa đơn của Thông tư 32 khi đã chuyển đổi theo Thông tư 78

Trường hợp này người bán lập thông báo và xuất hóa đơn thay thế.

– Bước 1: Thông báo cho CQT theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

– Bước 2: Lập Lập hóa đơn điện tử thay thế gửi cho CQT để xin cấp mã mới. (Lưu ý: KHÔNG LẬP HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH).

– Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử thay thế theo TT 78 cho người mua.

Về Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót khi đã điều chỉnh hoặc thay thế nhưng tiếp tục sai sót.

Tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định như sau:

Trường hợp HĐĐT đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;”.